2021/12/10
トポセシアコラム：就活中から覚えたい！ビジネスメールの基本！
就職活動で初めて、社会人へビジネスメールを送る就活生も多いかもしれません。
トポセシアにも多く質問が来るので、みなさんの参考になればと思い記事にしました！
この記事では、ビジネスメールに欠かせない基本的なルールや注意すべきポイントをご紹介していきます。
普段、友達や家族と連絡するようなメールやLINEとはマナーや形式が異なりますので、最低限のポイントを押さえておくと安心です。
もちろん、メールの内容で選考を落ちることはほとんどありませんが、マナーを守ったメールを送れる方が良い印象を与えることができますので、ぜひポイントを押さえて取り組んでくださいね！
就活中からビジネスメールの基本を身につけておくと、就職後にも役立ちますので今のうちに慣れておきましょう！
ビジネスメールでチェックすべきなのは5ポイント！
・宛名(企業名・部署・氏名)
・件名
・あいさつ
・本文(用件)
・署名
ビジネスメールでは、この5つに注意していれば基本的なことはOK！
それぞれ何を気をつけたら良いか解説していきます！
「宛名」は正確に！
宛名で書く必要がある項目は、以下の3つ。
・企業名
・部署
・氏名
「企業名」は、(株)などの略称ではなく”株式会社”と正式な名称で記載しましょう。
就活中には、人事の名前が分からず企業HPから連絡を入れることも少なくありません。
その場合は「採用ご担当者様」や「広報ご担当者様」など、”〇〇(担当する役割)ご担当者様”としても構いません。
また、企業名だけを宛名とする場合は、「株式会社〇〇 御中」と書きますが、企業名の後に氏名が続く場合は「株式会社〇〇 △△様」というように氏名に”様”をつける形になります。
課長や部長などの役職がある場合は、役職が敬称の役割を持っているため「△△課長」と書いても構いません。
それぞれの項目を改行すると、見やすくなるのでおすすめです！
「件名」は、”簡潔な用件＋名前”を！
件名は、このメールが「どのような内容」で「誰から送られたもの」なのか分かるように書きましょう。
「お世話になっております。」や「よろしくお願いします」などの用件が分からない件名はNGです。
人事は、多くの就活生や社員とメールをするため、件名を見るだけでどの用件か分かると喜んでもらえます。
件名を記載するのを忘れることも多いので、送信前に必ずチェックしましょう！
本文の前に「あいさつ」をいれよう！
その宛先へ初めて送信する場合は「お世話になります」を、2回目以降は「お世話になっております」を冒頭に置くのが一般的。
それに続いて、「〇〇大学〇〇学部3年次の△△△と申します。」と自己紹介を書きます。
もし面識がない場合なら、「突然のご連絡失礼いたします。」などを加えると、より丁寧なメールに感じられます。
1度会ったことがある場合などは、「先日は、〇〇の会社説明会に参加させていただき、ありがとうございました。」などを入れておくと、顔が見えないメールでも人物と一致しやすくなります。
「本文」はとにかく簡潔に！
結論から先に伝えて、用件が素早く把握できる文章がベスト。
句読点などをできる限り減らして、1文を簡潔に書くことも意識しましょう。30字以内程度で改行すると、読みやすいメールとなります。
もちろん堅苦しくなりすぎる必要はありませんので、「説明会で伺った中でも、〇〇について特に魅力を感じております。」など、気持ちを伝えるとテンプレートな印象が薄まります。
本文の締めは、「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」や「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」など、相手が割いてくれる時間へのお礼を伝えるのも忘れずに。
所属や連絡先を伝えられる「署名」
メールの文末に、所属や氏名、連絡先(メール＋携帯電話が一般的！)を記載する「署名」も付いていると良いでしょう。
「-」や「=」を横につづけて本文と区切って、その中に必要な項目を書いていきます。
住所を書く方が良い場合もありますが、個人情報でもありますので状況に応じて記載の有無を判断してください。
また、多くのメールツールでは、あらかじめ設定した署名をメールの度に自動で付けてくれる機能がありますので、ぜひ活用してください！
マナーとして覚えておきたいこと！
メールの本文以外にも、気をつけておくと良いことがありますのでご紹介していきます！
メールはなるべく早く返信しよう！
メールを受信したら、できればその日で返すのが好印象。
すぐに返信できなくても、目を通しておくと急ぎの用件を漏らす心配が減ります。
調整や準備が必要で返信に時間がかかってしまう場合は、「恐れ入りますが◯◯の確認が必要なため、すぐにお返事が難しい状況でございます。◯日までには必ずご返信いたします。」というような返信をしておきましょう。
ただし、返信が深夜となる場合は、翌朝で良いかと思います。
会社用メールであっても個人のメールに転送設定している場合が多く、迷惑になることがあります。
CCやBCCに注意！
メールの宛先には主に以下の3つの設定があります。
To：そこに記載された宛先の方に用件がある
Cc：TOには当てはまらないが、見ておいて欲しい
Bcc：他の受信者には見えない設定
TOに入っている場合は返信が必要ですが、CCは必要に応じて返信で構いません。
こちらから送信する場合は、そのメールのTOに当てはまるのは誰で、BCCに誰を入れる必要があるかを考えると、的確に用件を伝えやすくなります。
口語で使わない敬語に気をつけよう！
代表的なものだと、「貴社」は文語で、「御社」は口語となるため、メールでは「貴社」を使うのが正解！
他にも「ご覧いただく」や「拝見する」など、間違えやすい敬語表現が多いので、要注意です！
絵文字や”！”は使わない
絵文字や”！”を使用してしまうと、軽い印象を与えたり、距離感を間違っていると思われてしまいます。
就職後に親しい間柄になると”！”が使われる場合がありますが、就活中に使うことは基本的にNGです。
まとめ
以上、就活中に押さえておきたいビジネスメールの基本でした！
ポイントを押さえておくと決して難しくはありませんので、ぜひ臆することなくチャレンジしてくださいね！